Formål
Formålet med et styringsdokument, er å definere de forskjellige rollene innad i Studentavisen Unikum. Det gjelder de stillingsansatte og de valgte styrevervene. Dokumentet skal utfylle rollenes oppgaver utover det vedtektene stadfester, for å holde vedtektene så ryddige som mulig.
Daglig leder
Daglig leder har sammen med ansvarlig redaktør ansvar for den daglige driften av Unikum. Daglig leder har hovedansvaret for økonomi, annonsesalg, distribusjon og markedsføring. Dette omfatter et ansvar for at avisen drives etter regnskapsmessige prinsipper og i samsvar med lover og regelverk. Daglig leder skal jobbe tett med ansvarlig redaktør og holde styret v/leder oppdatert på Unikums økonomiske situasjon, slik at organisasjonen kontinuerlig har oversikt over økonomi og annonsesalg. I den daglige driften er det økonomiansvarliges ansvar at Unikum går i overskudd.
Stillingen er en administrativ stilling og skal i minst mulig grad blande seg inn i avisens redaksjonelle oppgaver.
Daglig leder ikke lenger forpliktet til en fast kontortid, men skal være tilgjengelig for alle medlemmer og delta på redaksjonsmøter og redaktørmøter.
Stillingen er lønnet med 6000 kroner per måned.
Daglig leder skal ikke lenger få provisjon per solgte annonse. Daglig leders kontrakt varer i 12 måneder og kan kun bli fornyet ett år av gangen.
Stillingen omfatter to ansvarsområder: annonser og økonomi
Annonseansvaret innebærer at vedkommende skal:
- Selge annonser til papirutgaven og nettsiden
- Følge opp og holde kontakt med nåværende og eventuelle nye annonsører
- Innhente annonsemateriell og legge PDF-filer på serveren innen deadline.
Som annonseansvarlig har vedkommende det daglige ansvaret for annonsesalg. Priser og vilkår bestemmes av styret, men vedkommende har likevel en mulighet til å inngå spesialavtaler med annonsører.
Økonomiansvaret innebærer at vedkommende skal:
- Kalkulerer hver enkelt utgivelse i forhold til økonomisk bærekraft og legge disse opplysningene frem for ansvarlig redaktør før utgivelse.
- Føre regnskap og kontinuerlig ha oversikt over organisasjonens økonomi
- Betale regninger og betale lønn til ansatte.
- Fakturere annonsører, følge opp og eventuelt sende ut purringer
- Refundere utlegg av journalister
- Ha hovedansvaret for å sende inn søknader om midler om levere rapporter som organisasjoner er pliktig til
- Holde styret oppdatert på organisasjonens økonomi
- Avtale tid for begrenset revisjon og være tilgjengelig for revisor under revisjonen
- Hovedansvaret for distribusjon av papiravisen, men i samarbeid med ansvarlig redaktør
- Ta imot utgavene fra trykkeriet
- Skaffe transport/kjøretøy og distribuere Unikum på Universitetsområdet i Kristiansand og i Grimstad, samt alle utdanningsinstitusjonene tilknyttet SiA. Avisen skal også distribueres i Kristiansand sentrum og Grimstad sentrum
- Sende Unikum til tidligere redaktører og andre som har avtale om å få Unikum tilsendt
- Ansvar for å innkalle til årsmøte og organisering av denne
- Svare på e-poster og andre henvendelser som er innenfor daglig leders ansvarsområdet
- Gjør arbeid som naturlig faller innenfor drift og organisering
- Finne metoder for å synliggjøre Unikum utad og ha et overordnet hovedansvar for markedsføring.
- Delta i rekrutteringsarbeid
Ansvarlig redaktør
Ansvarlig redaktør har sammen med daglig leder ansvar for den daglige driften av Unikum. Ansvarlig redaktør har hovedansvar for produksjon av papirutgaven og unikums nettside. Papirutgaven av Unikum skal utgis ti ganger i året, med mindre annet er bestemt, noe som innebærer en deskhelg per måned for sammensetting av papirutgaven. Ansvarlig redaktør har også ansvar for at redaksjon utøver sin journalistiske virksomhet fritt og uavhengig av maktbaser og myndighetspersoner i samfunnet generelt, og akademia spesielt. Ansvarlig redaktør er avisens øverste redaksjonelle leder og har det overordnede ansvaret for at Unikum gis ut i samsvar med pressens faglige utvalgs (PFU) Vær Varsom-plakat.
Ansvarlig redaktør er ikke lenger forpliktet til en fast kontortid, men skal være tilgjengelig for alle medlemmer og delta på redaksjonsmøter og ledermøter.
Stillingen er lønnet med 6000 kroner per måned.
Ansvarlig redaktør skal ha tilgang til/være kontodisponent til Unikums bankkonto, men vedkommende kan ikke foreta seg noe uten samtykke av styreleder, evt. annonse- og økonomiansvarlig.
Ansvarlig redaktørs kontrakt varer i 12 måneder og kan kun bli fornyet ett år av gangen.
Stillingen omfatter to ansvarsområder; Redaksjonell ledelse og personalledelse
Redaksjonell ledelse innebærer at vedkommende skal:
- Ha det overordnede ansvaret for produksjonen
- Påse at avisen drives politisk og religiøst uavhengig
- Holde orden på underredaktørene og delegere arbeidsoppgaver til dem
- Godkjenne sakslister og hjelpe til med å finne saker til avisen.
- Veilede journalistene og gi tilbakemelding hvis mulig.
- Hjelpe journalistene og underredaktørene med å utvikle saker
- Passe på at innleveringsfristene blir overholdt
- Være tilstede og tilgjengelig i deskehelgene
- Tilrettelegge for deskehelg (korrekturlesing, lage kart og holde oversikt)
- Lede redaksjonsmøtene
- Sjekke, gjør nødvendige endringer og godkjenne det ferdige produktet før trykking.
- Sjekke redaktør- og redaksjonsmailen daglig og videresende til riktig person om nødvendig.
- Være Unikums ansikt utad
- Jobbe for at arbeidsmiljøet til en hver tid er godt, at folk får slippe til med meninger og motvirke mobbing.
- Organisere kurs som kan heve nivået på journalistene.
Personalansvar innebærer at vedkommende skal:
- Oppdaterte medlemslister/mailingslister og skaffe medlemmer tilgang til bygget
- Ha ansvar for å gi beskjeder som skal ut til hele redaksjonen
Ansvarlig redaktør har et delansvar når det kommer til distribusjon av Unikum:
- Plikter å bistå daglig leder med distribusjon
Grafisk ansvarlig
Grafisk ansvarlig har ansvaret for designet og sammensettingen av papirutgaven. Dette skal skje i samarbeid med ansvarlig redaktør som har ansvar for innholdet. Grafisk ansvarlig er derfor pliktet til å møte til deskhelg cirka én gang per måned for å sette sammen papirutgaven.
Grafisk ansvarlig mottar en fast lønn på kr. 4000 per utgave, men stillingen er også basert på noe frivillig arbeid. Dersom det til tider blir utført mer arbeid enn avtalt, kan grafisk ansvarlig ta dette opp med styreleder, daglig leder og ansvarlig redaktør.
Grafisk ansvarlig har også ansvar for dem som ønsker å bli med på designteamet og bistå i eventuell opplæring.
Grafisk ansvarliges kontrakt varer i 12 måneder, og kan kun bli fornyet ett år av gangen.
Grafisk ansvarlig plikter å være tilstede under deskhelg, minimum åtte timer lørdag og åtte timer søndag, i tillegg til å delta på overlevering fredag kveld, dersom ikke noe annet er avtalt med ansvarlig redaktør. Dersom grafisk ansvarlig har vedkommende anledning til å frasi seg ansvaret for en helg. Dette må i så fall skje minst ti dager før deskhelg. Jobb og honorar kan da gis til en annen bidragsyter i Unikum for den utgaven.
Grafisk ansvarlig sin stilling innebærer:
– Sette sammen papirutgaven etter samtale med ansvarlig redaktør
– Sørge for at papirutgaven er klar innen gitte tidsfrister
– Bistå i spørsmål vedrørende spørsmål som omhandler design
– Bistå i samtale med styret, ansvarlig redaktør og daglig leder som omhandler design på nett og papir
– Holde kontakt med trykkeri
– Designe, eller delegere design for design av postere og sende til UiAs infoskjermer.
Styreleder
Styreleder er Studentavisen Unikums øverste leder, der vervet varer i 12 måneder. (1. juli-–30. -juni). Styreleder har ansvar for å holde en generell oversikt over organisasjonens aktiviteter og økonomi. Styreleders rolle er nøytral når det gjelder ansvarlig redaktør og daglig leders arbeid, med unntak dersom det er behov for snarlig handling.
Styreleder har ansvar for å godkjenne annonseprovisjon. Dette skal skje minst en gang i året.
Styreleder i Unikum er et frivillig verv i Unikum. Ansvarlig redaktør, daglig leder og grafisk ansvarlig kan ikke stille som kandidater til vervet.
Styreleders verv innebærer:
– Ansvar for å innkalle til styremøter
– Legge frem forslag til styremøter
– Holde en god dialog med daglig leder og ansvarlig redaktør om den daglige driften i Unikum
– Opptre nøytralt overfor Unikum medlemmer, med mindre annet er nødvendig. Være tilgjengelig for medlemmer i saker hvor man ikke kan ta kontakt med daglig leder eller ansvarlig redaktør.
– Ansvar for å utarbeide attester til Unikums betalte stillinger.
– Ansvarlig for å innkalle til møter ved eventuelle konflikter i Unikum, sammen med nestleder.
Nestleder
Nestleder er styreleders stillingsvara, der vervet varer i 12 måneder (1. juli-–30. juni). Nestleder trer inn som styreleder ved umiddelbar virkning dersom styreleder fratrer sin stilling før avtaleperioden er over.
Nestleder i Unikum er et frivillig verv i Unikum. Ansvarlig redaktør, daglig leder og grafisk ansvarlig kan ikke stille som kandidater til vervet.
Nestleders verv innebærer:
– Plikter å møte opp til styremøter
– Å vikariere for styreleder i situasjoner der vedkommende ikke er tilgjengelig
– Ved konflikter eller andre særskilte situasjoner, er nestleder pliktig i å bistå styreleder.
Nettredaktør
Nettredaktør er et frivillig verv, som har et ansvar for å påse at nettavisen og Unikums sosiale medier drives forsvarlig. Nettredaktøren står fritt til å ta selvstendige avgjørelser rundt publisering og utvikling av nettproduktet. Dersom det oppstår en etisk problemstilling skal man henvende seg til ansvarlig redaktør før man foretar seg noe.
– Sørge for at magasinsaker blir lagt ut på nett
– Holde nettsiden oppdatert og løse tekniske problemer som måtte oppstå
– Være med å videreutvikle nett og finne nye løsninger for å bedre Unikums digitale produkt
– Sørge for at Unikums kontoer på sosiale medier blir oppdatert jevnlig
– Følge opp de som skriver nettsaker og forsikre seg om at innhold er publiserbart før det legges ut på nett
– Sjekke henvendelser som kommer på nettredaktørs e-post.
Debattredaktør
Debattredaktør er et frivillig verv, som har et ansvar for det som skrives av meningsinnhold i papiravisen og nett. Dette gjelder ikke anmeldelser som faller under kulturredaktørens ansvar. Debattredaktør står fritt til å ta selvstendige avgjørelser rundt publisering. Dersom det oppstår en etisk problemstilling skal man henvende seg til ansvarlig redaktør før man foretar seg noe.
– Følge opp og gi konstruktive tilbakemeldinger til journalister som skriver meningsinnhold.
– Lese over og godkjenne kommentarer. Ta stilling til om de skal publiseres på nett, i magasin, begge deler eller ikke publiseres.
– Svare dem som ønsker innlegg publisert på Unikum.
– Oppfordre studenter og andre til å skrive innlegg om ulike temaer.
– Være med å utvikle Unikum som debattplattform.
– Bistå i idéutvikling av kommentarer og kronikker.
Kulturredaktør
Kulturredaktør er et frivillig verv som har et ansvar for kultursaker som skrives for Unikum, både på nett og i papirutgave. Herunder faller kunst, musikk, teater, film og uteliv.
– Kulturredaktøren skal ha en viss oversikt over kulturarrangementer og gjøre journalister kjent med det som kan dekkes.
– Bistå med akkreditering og intervjuavtaler i forbindelse med arrangementer som journalister ønsker å dekke.
– Bistå i idéutvikling av kultursaker og anmeldelser.
– Følge opp og gi konstruktive tilbakemeldinger til journalister som skriver kultursaker og anmeldelser.
– Være kontaktperson for personer som ønsker omtale av kulturarrangementer eller kulturprodukter.
– Sjekke henvendelser som kommer på kulturredaktørs e-post.
– Sørge for at faste kulturspalter blir levert før deskehelg.
Velferdsansvarlige
Ha et ansvar for å sosiale arrangementer som kan være med å styrke det psykososiale miljøet innad i redaksjonen. Det skal være to likestilte velferdsansvarlige som kan spille hverandre gode og fordele ansvar mellom seg.
– Holde cirka et sosiale arrangement i måneden (pizza, øl, bowling, kino etc.)
– Ha kontakt med daglig leder rundt hvor mye midler som er tilgjengelig
– Sørge for at medlemmer av Unikum er kjent med sosiale arrangementer
Distribusjon- og markedsansvarlig
En for tiden ikke-besatt stilling og er tenkt å være et frivillig verv. Personen som har denne stillingen har et underliggende ansvar for å koordinere distribusjonen med mål om at Unikum blir mest mulig lest. Hovedansvar hviler fremdeles på daglig leder. Samtidig har vedkommende et ansvar for å finne markedsføringstiltak som kan synliggjøre Unikum for studenter og andre.
– Koordinere distribusjon i Kristiansand og Grimstad
– Finne nye steder og avtaler for hvor Unikum kan leveres
– Gjennomføre undersøkelser blant Unikums lesere
– Jobbe for hvordan Unikum kan synliggjøres enda bedre, med mål om høyere lesertall, engasjement og rekruttering.
